ビジネスで使う英文メールの書き方とは?知らないと損する6つの基本フォーマットをご紹介!

英文メール

 

あなたは、ビジネスで使う英文メールの書き方を知りたいと思っていませんか?

 

 

 

「英文メールは難しい」そもそも「英語が苦手だから」と諦めている人が大半だと思います。

 

 

 

でも、あなたが思っているより、実は英文メールを書くことは、そんなに難しくはないのです。

 

 

 

英文のビジネスメールには、基本ルール・フォーマットがあります。

 

 

 

その書き方のポイントさえ押させておけば、案外書けるものなのです。

 

 

 

英文のビジネスメールの書き方を勉強することは、同時に英語(英会話)のスキルアップにも繋がっていきます。

 

 

逆もまたしかりで、

 

 

英語(英会話)の勉強をしていけば、英文のビジネスメールは自然と書けるようになります。

 

 

 

英文のビジネスメールの書き方の習得方法ですが、

 

 

 

まずは色々な英文のビジネスメールを読んでみることです。

 

 

 

そうすると、「これは使えるかも!」といったフレーズが見つかります。

 

 

 

それをストックしておいて、実際に使ってみることです。

 

 

 

その際、音読もしてみてください。

 

 

 

音読をすることで、自然とリスニング力もついてくるはずです。

 

 

 

英語には4つの機能があることを知っていましたか?

 

 

 

聞く・読む・書く・話すの4つの機能です。

 

 

 

それぞれ別々に勉強するのではなく、目・口・耳など全てを使って体で覚えていくことで効果が実感できてきます。

 

 

 

英文のビジネスメールを  読む ⇒ 書く ⇒ 声に出す

 

 

 

これを一連の流れとして勉強していくことが大事です。

 

 

 

この記事では、ビジネスで使う英文メールの書き方について説明していきます。

 

 

 

また、英文のビジネスメールの書き方だけではなく、英語(英会話)をマスターする為にお薦めの勉強法についても説明していきます。

 

 

 

以下の3点を中心に説明していきますので、引き続き読み進めていただき、是非今後の参考にしていただければと思います。

 

 

 

【1】英文ビジネスメールの6つの基本フォーマットとは?

 

 

【2】英文ビジネスメールの3つのポイントとは?

 

 

【3】英語(英会話)は独学で学ぶべきか?マンツーマンの英会話スクールに通うべきか?

 

 

 

ビジネスで使う英文メールの書き方!
⇒【1】英文ビジネスメールの6つの基本フォーマットとは?

 

英文ビジネスメールの書き方ですが、以下の6つの基本フォーマットを意識すれば、決して難しいものではないです。

 

 

 

①宛名:丁寧に(相手との関係による)

 

 

1)相手の名前が分かっている場合の「宛先」  

 

 

基本形は、「Dear+Mr.(姓)+,(コンマ)」となります。

 

 

尚、イギリスではコロンを使います。

 

 

(例)アメリカ式:Dear Mr.Jones,

(例)イギリス式:Dear Mr Jones:

 

 

 

2)相手の名前が分かっていない場合の「宛先」

 

 

担当者が分からない場合は、部署や役職名を宛先にします。

 

 

(例)アメリカ式:Dear Sales Manager,(営業部長様)

 

(例)イギリス式:Dear Sales Manager:(営業部長様)

 

 

 

②件名:具体的で簡潔に、かつ目立つように

 

 

「用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句を基本」とします。

 

 

上限は5~7語が基本です。

 

 

相手の立場、受け取る人の立場を考えることを忘れずに。

 

 

 

③書き出し:1~2行で一言で

 

 

簡単な挨拶や訪問の御礼から書き出します。

 

 

1)初めてメールをする場合

 

 

(例)I truely apologize for this sudden e-mail.(突然のメールで大変申し訳ございません)

 

 

 

2)何度か取引がある場合

 

 

(例)Thank you for your patronage.(continued patronage)

 

 

 

④本文:結論を先に、出来るだけ簡潔に短く

 

 

1)英語では、まず結論を述べてから、理由や説明をする

 

 

2)事実のみを簡潔に列挙し、自分の意見は最後にする

 

 

3)相手への依頼(判断してほしい、意見がほしい)を具体的に書く

 

 

 

⑤結びの一言や挨拶:メールの目的にあわせた表現にする

 

 

ビジネスメールを終わらせる前に一言追加します。

 

 

(例)If you have any questions, please feel free to contact us.(何かご質問がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください)

 

 

(例)Best regards,(日本語の敬具に当たる言葉)

 

 

 

⑥署名:それぞれの会社の定型フォームで

 

 

相手のメールの受信文字数に制限等があるときなどのために、署名は忘れずに入れておくことが大事です。

 

 

署名の項目例:フルネーム、役職、会社名、E-mailアドレス、TEL/FAXなど

 

 

 

ビジネスで使う英文メールの書き方!
⇒【2】英文ビジネスメールの3つのポイントとは?

 

英文のビジネスメールの書き方で、覚えておきたい3つのポイントがあります。

 

 

 

1)完璧を目指さない

 

 

絶対に失敗したくないと、必要以上に時間を掛けて丁寧に書かないようにすることです。

 

 

 

そうすると文章が長くなってしまい、伝えたいポイントが分かりづらくなってしまうからです。

 

 

 

長文メールだと、読み手にしてみれば理解するのに余計な時間がかかってしまいます。

 

 

 

環境エコで使う「省エネ」という言葉がありますが、メールでも「省エネ」メールを心がけることが大事です。

 

 

 

2)3つのCを意識する。

 

 

clear・・・明快に(難しい言葉は使わない)

 

 

concise・・・簡潔に(無駄な言葉は使用しない)

 

 

constructive・・・前向きに(後ろ向きな言葉は使わない)

 

 

 

特に否定的で後ろ向きなメールではなく、肯定的で前向きなメールを意識することです。

 

 

 

前向きなトーンは印象を左右します。

 

 

 

それだけでも、相手に対する印象が違ってきます。

 

 

 

3)読みやすく、親しみやすい

 

 

今では、日常的にスマートフォンでのやり取りが一般的ですが、あくまでビジネスメールの為、砕けすぎず、そうかと言って、あまり形式ばらないことが基本です。

 

 

 

また、一行を長めにせずに箇条書きで書くことも大事です。相手がスマホ画面で読んでいる可能性もあるからです。

 

 

 

事務的でよそよそしい文章ではなく、どこか温かみのある親しみやすい文章にすることがポイントです。

 

 

 

ビジネスで使う英文メールの書き方!
⇒【3】独学で学ぶべきか?マンツーマンの英会話スクールに通うべきか?

 

ビジネスで使う英文メールの書き方を学ぶのなら、英語(英会話)も同時に学んだほうが良いです。

 

 

 

英文のビジネスメール書き方を習得したら、英語(英会話)も学んでおかないともったいないです。

 

 

 

逆に英文のビジネスメールの書き方習得がまだでしたら、英語(英会話)を学ぶことで、英文のビジネスメールの書き方習得も可能となるでしょう。

 

 

 

では、どうやって英語(英会話)を習得していくかですが。

 

 

 

独学もしくは英会話スクールが一般的だと思います。

 

 

 

ちなみに英会話スクールには2種類あります。

 

 

 

1つ目は、昔流行った「駅前〇〇」など、週に1度のレッスンに通うというスタイルの英会話スクールです。

 

 

 

授業内容は、一人ひとりに向けての個別対応というより、基本は、講師1人に対して、生徒が不特定多数で、全員が同じカリキュラムのレッスンを受けるということになります。

 

 

 

2つ目は、一人ひとりマンツーマンの専属コンサルタントがコーチングしてくれる英会話スクールです。

 

 

 

あなた一人ひとりにあわせた専用のカリキュラムを作成してくれ、成果が出るまで徹底的にサポートしてくれるので、やる気さえあれば、一番成果が出やすいです。

 

 

 

独学や週1度のレッスンに通うというスタイルの英会話スクールは、費用を抑えられる半面、自分で勉強を続けていく意思と工夫が必要になってきます。

 

 

 

そのため、どうしても途中で挫折してしまう可能性が高いです。

 

 

 

実際、英会話を勉強した人の約87%の方が、わずか3ヶ月未満で挫折してしまうとのことです。

 

 

しかも、約64%は、1ヶ月未満で挫折するとのことです。

 

 

 

この数字からもわかるように、いかに継続することが難しいことか納得いただけるのではないでしょうか。

 

 

 

それでも、自分はどんなことがあっても絶対に大丈夫だ!自分は人より相当意思が強い!

 

 

 

という人なら、独学でも大丈夫でしょう。

 

 

 

ただし、かなりの覚悟が必要だと言うことは認識しておく必要があります。

 

 

 

マンツーマンの専属コンサルタントがコーチングしてくれる英会話スクールであれば、あなた一人ひとりにあわせた専用のカリキュラムを作成してくれ、成果が出るまで徹底的にサポートしてくれるので、やる気さえあれば、一番成果が出やすいです。

 

 

 

あなたの伴走者となって、不安や悩み、モチベーションが落ちたときなど、どんなときもあなたに寄り添って励ましてくれるので、途中で挫折することはないはずです。

 

 

 

ただし、それなりの費用はかかります。

 

 

 

ですが、費用対効果で見れば、実は断然高いと言えます。

 

 

 

なぜなら、あなたが挫折することなく期待していた成果(英語のマスター)が可能だからです。

 

 

 

独学では困難なことも、コンサルタントの英会話スクールであれば、あなたに合った対応策を示してくれます。

 

 

 

身についた英語は、あなたの財産となります。

 

 

 

この財産は、一時だけのものではなく、あなたにとって、一生涯にわたる財産となるのです。

 

 

 

あなたが、真面目に本気で取り組みさえすれば、今では考えられない未来が待っているでしょう。

 

 

 

想像してみてください。

 

 

 

・ビジネスで実践的に使える英会話力を身に着けることで、海外赴任、海外留学や外資系への転職など、あなたはこれから前向きに挑戦できるようになっています。

 

 

・今まで英会話が出来ないということによる、職場での不利な立場から、今度は英会話に携われる仕事のチャンスがあなたの元にどんどんくるようになります。

 

 

・TOEICR L&R TESTのスコアが大幅にアップし、就職、転職、昇進のビジネスチャンスがあなたの元にどんどんくるようになります。

 

 

 

あとは、あなたが独学での勉強を選択するかマンツーマンの英会話スクールを選択するか、

どの方法なら続けられるのかをしっかり見極めましょう。

 

 

 

独学であれば、この記事に記載してあることをもう一度確認していただき、勉強をしていただければと思います。

 

 

 

マンツーマンの英会話スクールであれば、特におすすめの2つの英会話教室をご紹介しますので、あなたに合った英会話教室を選択していただければと思います。

 

 

 

短期集中なら・・・
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独学では、どうしても挫折してしまう可能性が高いと言われています。

 

 

 

学習に対する不安や悩み、またモチベーションが落ちてくることは、誰にでも起こりうるからです。

 

 

 

そんなときでも、あなたに寄り添って励ましてくれる専属トレーナーがいれば、途中で挫折することなく、最後まで安心して継続することができるはずです。

 

 

 

受講期間は、たったの2ヶ月間です。

 

 

 

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一般的な英会話スクールと違って、正直、楽ではありません。

 

 

 

だからこそ、1年で大きな成果が出ます。

 

 

 

「本物の英語力」が身につきます。

 

 

 

1年間も継続して英語の勉強が出来るか不安かと思いますが、独学の自宅学習であれば非常に難しいです。

 

 

 

統計では、約87%の人が、わずか3ヶ月未満で挫折してしまっているとのことです。

 

 

 

 

トライズでは、専属コンサルタントとネイティブ講師が1年間日々しっかり完全サポートしてくれるので、継続率も91.0%と非常に高いです。

 

 

 

学習に対する不安や悩みなど、いつでも気軽にコンサルタントに相談ができる体制なので、途中で挫折することなく続けることができるのです。

 

 

 

学習時間の捻出についても、出勤/帰宅時間・掃除洗濯などの家事の時間・入浴時間・休み時間などのスキマ時間を活用するため、意外にも時間の捻出は可能なワケです。

 

 

 

受講料に関しては、他の英会話スクールよりも高いと言えるかもしれません。

 

 

 

なぜなら、トライズは受講期間が1年間と他の英会話スクールより長いので、その分高額な金額と感じるかもしれません。

 

 

 

ただ、費用対効果でみると、他の英会話スクールよりも、群を抜いて相当高いと言えると思います。

 

 

 

それは「トライズなら誰でも1年で英語がマスターできる」からです。

 

 

 

もっと端的に言うと、「トライズなら1年で英語をマスターすることがすでに約束されている」からです。

 

 

 

“トライズで勉強してダメなら、これ以上のレベルアップはない”と、覚悟を決めて受講を決意する人が非常に多いです。

 

 

 

「受講者からの厚い信頼」と「受講者を成功へと導く道筋を示す」ことに関して、これほど自信をもって公言できるスクールは、ほとんどないでしょう。

 

 

 

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